Les créances impayées constituent une réelle menace pour votre trésorerie. Il vaut donc mieux réagir très vite. Du rappel de paiement par e-mail à la perte certaine et définitive, il existe différentes mesures à prendre, tant sur le plan administratif que sur le plan comptable. Elles vous permettront de recouvrer les paiements dus ou, tout au moins, de limiter les dégâts.
Rappels de paiement et recouvrement à l’amiable
Face à des factures impayées, il vaut mieux réagir très vite. Si les créances sont incontestées, c’est-à-dire que le débiteur ne conteste pas la dette mais qu’il ne l’a tout simplement pas réglée, pensez à envoyer des rappels de paiement dès l’échéance du paiement.
Ces rappels peuvent être envoyés par simple e-mail. Conservez-les précieusement, ils pourraient servir de preuves en cas de litige devant les tribunaux. Vos rappels peuvent également mentionner les éventuelles pénalités de retard, pour autant que celles-ci soient explicitement reprises dans vos conditions générales.
Si ces rappels restent infructueux, vous pouvez également envisager une procédure RCCI (Registre Central pour le recouvrement des Créances Incontestées). Cette procédure vous permet de procéder au recouvrement de factures non contestées, quel que soit le montant et sans passer par les tribunaux.
Les créances potentiellement recouvrables
Si, malgré vos différentes démarches, la facture reste impayée et que cette facture ne fait l’objet d’aucun litige, elle acquiert alors le statut de créance douteuse. Dans un premier temps, la créance douteuse sera associée à une perte probable pour votre entreprise. En d’autres termes, tout espoir de récupérer le paiement n’est pas perdu.
Vous devez cependant estimer les pertes que vous pourriez encourir. Ces pertes estimées seront dès lors assimilées à une réduction de valeur. Sur le plan comptable, un document joint à la déclaration fiscale réalisée en fin d’exercice acte la réduction de valeur et reprend de manière succincte les raisons qui rendent la perte probable.
Notez que ce document est indispensable pour pouvoir bénéficier ultérieurement d’une exonération fiscale. A ne pas négliger, donc, puisqu’il est en effet possible d’obtenir une exonération de la réduction de valeur, moyennant le respect de certaines conditions détaillées dans le Code des Impôts sur le Revenu (CIR).
Les créances définitivement irrécouvrables
Dès lors que les créances douteuses sont irrémédiablement considérées comme perdues, elles se transforment en pertes certaines et définitives. Une perte certaine et définitive est immédiatement comptabilisée comme moins-value et est donc fiscalement déductible. Il vous incombe néanmoins de prouver de manière incontestable le caractère irrécouvrable de la créance.
Une fois la créance irrécouvrable déclarée, vous pouvez récupérer la TVA déjà versée sur la facture impayée. Cette récupération s’effectue dans le cadre de la déclaration périodique de la TVA.
Délai de prescription
Il est également important de prendre en compte le délai de prescription des créances. Ce délai est fixé à 5 ans en matière commerciale en Belgique. Cela signifie que, si le créancier n’a pas agi dans le temps qui lui a été imparti par la loi, le débiteur est libéré de ses obligations. Il est donc recommandé d’agir rapidement en cas de créance douteuse.
En conclusion, vous pouvez limiter les pertes à chaque étape du non paiement. A condition, toutefois, de respecter rigoureusement certaines conditions et démarches. Votre expert-comptable vous accompagne dans ce cas pour éviter tout faux pas qui pourrait vous pénaliser davantage.